Toimintamme eettisyys ja vastuullisuus
Lappeenrannan Energia on sitoutunut avoimiin ja vastuullisiin, eettisiin toimintatapoihin. Haluamme toimia arvojemme mukaisesti niin, että meihin voi luottaa varmasti. Avoimella ilmoituskanavalla haluamme edelleen vahvistaa luottamuksen keskeistä roolia kaikessa toiminnassamme ja yrityskulttuurissamme. Ilmoituskanavan ja siihen liitetyn täysin luottamuksellisen ilmoitusten käsittelyprosessin tavoitteena on toimintamme jatkuva parantaminen.
Ilmoituskanava ja sen käyttötarkoitus
Haluamme saada tietää, jos henkilöstömme jäsen tai kanssamme työskentelevä henkilö kohtaa työssään lain vastaista tai epäeettistä toimintaa. Haluamme varmistaa mahdollisuuden turvalliseen, luottamukselliseen ilmoittamiseen työntekijöidemme ja alihankkijoidemme lisäksi laajasti myös yhteistyökumppaneillemme, asiakkaillemme ja sidosryhmillemme.
Ensisijaisesti kannustamme henkilöstöämme ottamaan aiheen puheeksi lähiesimiehen tai johtajien kanssa ja tuemme esimiehiämme kuuntelemaan ja vastaanottamaan huolenaiheita.
Ilmoituskanava www.lappeenrannanenergia.ilmoituskanava.fi on turvallinen väylä väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen. Ilmoituskanava on toteutettu ilmoittajansuojalain (1171/2022) mukaisesti. Tarkoituksena on saada tietoa mahdollisista väärinkäytöksistä tai epäeettisestä toiminnasta aikaisessa vaiheessa ja luottamuksellisesti. Ilmoituskanava ja ilmoitusten ammattimainen, luottamuksellinen käsittely on osa konsernimme riskienhallintaa ja vastuullisuutta. Ilmoituskanavamme mahdollistaa luottamuksellisen, anonyymin kommunikoinnin ilmoittajan kanssa.
Kuka voi jättää ilmoituksen?
Ilmoittajansuojalain 5 §:n määritelmään mukaisesti ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka on työssään kohdannut epäilyksen Lappeenrannan Energian toimintaan liittyvästä lainsäädännön rikkomuksesta.
Lappeenrannan Energian kaikille avoin ilmoituskanava mahdollistaa ilmoittamisen lisäksi myös muille sidosryhmillemme, kuin työtehtävissä kanssamme asioineille.
Asiakaspalautteessa ja kehitysehdotuksissa suosittelemme käyttämään verkkosivujemme palautelomaketta, jossa on selkeä palautteen aihepiirin tarkentamista helpottava valikko. Tällöin palaute ohjautuu suorinta reittiä oikeiden henkilöiden käsittelyyn. Asiakaspalautteen voi jättää yhteystiedoilla tai nimettömänä.
Luottamuksellisuus
Lappeenrannan Energian ilmoituskanavassa voi jättää ilmoituksen joko täysin anonyymisti tai nimellä siten, että joka tapauksessa ilmoituksen käsittely tapahtuu ilman henkilöllisyyden paljastumista missään käsittelyn vaiheessa.
Anonyymi ilmoitus tarkoittaa sitä, että ilmoittaja ei lisää ilmoitukseen mitään tunnistetietojansa.
Nimellä tehty ilmoitus tarkoittaa sitä, että ilmoittaja lisää ilmoituksen yhteydessä tunnistetietonsa niille tarkoitettuihin erillisiin kenttiin.
Kaikki, myös tunnistetiedoilla jätetyt ilmoitukset, kryptataan luontihetkellä symmetrisellä vahvalla salausalgoritmilla, jonka ansiosta voidaan varmistua alkuperäisen ilmoituksen muuttumattomuudesta ja suojasta. Ilmoitusten salausta ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. Vahvaan tietoturvaan ja tietosuojaan perustuvan ilmoituskanavan tarkoituksena varmistaa ilmoittajalle suojan mahdollisilta haitallisilta vastatoimilta.
Vain valtuutetuilla käsittelijöillä pääsy ilmoitusten sisältöihin, eivätkä hekään siis näe ilmoittajan tunnistetietoja.
Lappeenrannan Energian ilmoituskanavaan kohdistuu jatkuva ulkopuolisen, kyberturvallisuuden hallintaan erikoistuneen yhtiön toimijan auditointi ja tietoturvan laadunvarmistus.
Mistä asioista voi ilmoittaa?
Ilmoituskanavassa voisi ilmoittaa esimerkiksi henkilöstöön liittyvistä väärinkäytösepäilyistä tai konsernin omaisuuden käyttöön tai hankintoihin liittyvistä kysymyksistä, eturistiriidoista, sidonnaisuuksista tai tietoturvaan liittyvistä huolenaiheista.
Miten ilmoitus tehdään käytännössä?
Tee ilmoitus ulkoisella verkkosivulla osoitteessa www.lappeenrannanenergia.ilmoituskanava.fi.
Suojaamme henkilöllisyytesi ja lähettämäsi tiedot ja käsittelemme ilmoituksesi luottamuksellisesti ilmoittajansuojalain vaatimusten mukaisesti.
Voit halutessasi tehdä ilmoituksen nimettömästi, mutta silloin et saa tietoa ilmoituksen käsittelyn lopputulemasta eikä kanssasi voi viestiä. Ilmoituksen sisältöön ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta – lisää halutessasi tunnistetietosi niille varattuihin kenttiin lomakkeella.
Valtuuttamamme henkilöt saavat tiedon ilmoituksesta, mutta eivät näe kuka on ilmoituksen tekijä, ellei ilmoittaja ole paljastanut tarkoituksella tai vahingossa itse identiteettiään ilmoituksensa sisällössä tai liitettyjen asiakirjojen avulla.
Otathan talteen koodin, jonka saat ilmoituksen jättämisen jälkeen. Kirjaudu sisään ilmoitukseesi saamallasi koodilla tämän sivun kautta, jotta voit viestiä kanssamme ja seurata ilmoituksen käsittelyn tilannetta. Käsittelyn aikana pyydämme sinulta tarvittaessa lisätietoja nimettömästi, luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti.
Mikäli olet jättänyt ilmoituksen yhteydessä tunnistetietosi, pyrimme antamaan vastaanottokuittauksen ilmoituksesta seitsemän päivän sisällä. Vastaamme kolmen kuukauden kuluessa, mihin toimenpiteisiin ryhdymme.
Antaaksesi muuta palautetta toiminnastamme tai palveluistamme pääset palautteenantoon tästä linkistä valitsemalla sopivan aiheen valikosta.
Miten ilmoitus käsitellään ja kuka ilmoituksia käsittelee?
ILMOITUKSEN KÄSITTELIJÄT
Ilmoitukset käsittelevät konsernin johtoryhmän tehtävään valtuuttamat henkilöt. Ilmoituksen käsittelijät tai ulkopuolinen ilmoituskanava -palveluntuottaja eivät näe kuka on ilmoituksen tekijä, ellei ilmoittaja ole paljastanut tarkoituksella tai vahingossa itse identiteettiään ilmoituksensa sisällössä tai liitettyjen asiakirjojen avulla.
Tarvittaessa ilmoituksen käsittelijät voi kääntyä sisäisten tai ulkoisten riippumattomien asiantuntijoiden puoleen, kuitenkin koko ajan huolehtien asian ehdottoman luottamuksellisuuden säilymisestä. Henkilöt, joita ilmoitus koskee, eivät missään tilanteessa saa osallistua ilmoituksen käsittelyyn tai jatkotoimenpiteitä koskevaan päätöksentekoon riippumatta heidän roolistaan.
Jokaista ilmoitusta käsittelevää henkilöä sitoo salassapitovelvoite.
Käsittelijät raportoivat saaduista ilmoituksista kootusti ylimmälle johdolle, kuitenkin edellä mainitut luottamuksellisuuden ja salassapidon velvoitteet huomioiden.
ILMOITUKSEN VASTAANOTTAMINEN
Jokaiseen ilmoitukseen suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen tekijä saa seitsemän vuorokauden kuluessa ilmoituksen tekemisestä vastaanottokuittauksen, mikäli on jättänyt tunnistetietonsa ilmoituskanavassa.
Ilmoitusten käsittelijät varmistavat, että ilmoitus kuuluu lain soveltamisalaan, ja hankkivat tarvittavat lisätiedot.
Ensin arvioidaan, hyväksytäänkö vai hylätäänkö ilmoitus. Hylkäämiseen voidaan päätyä, jos ilmeisin perustein todetaan:
- ei kuulu soveltamisalaan eli laissa tarkoitettuihin ilmoitettaviin asioihin
- ilmoitus on tehty vahingoittamistarkoituksessa, ei ole vilpitön ilmoitus
- ilmoituksessa ei ole riittävästi tietoa sen arvioimiseksi tai tutkimiseksi
- asia on jo ratkaistu
Jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu toimintatapaohjeen soveltamisalaan, tulee käsittelijöiden kuitenkin ryhtyä asianmukaisiin toimiin esitetyn ongelman ratkaisemiseksi.
Mahdollisia tunkeilevia, luonteeltaan henkilökohtaisia tietoja, jotka koskevat muun muassa terveyttä tai poliittisia, seksuaalisia tai uskonnollisia käsityksiä, ei tutkita.
Ilmoituksen hyväksymisen jälkeen käsittelijät arvioivat, mitä toimia ilmoituksen selvittäminen voi tarvita, esim. tutkinnassa avuksi sisäisiä tai ulkopuolisia asiantuntijoita.
ILMOITUKSEN TUTKINTA
Ilmoituksen tutkinnan laajuus ja kesto vaihtelevat ilmoituksen luonteesta, sisällöstä tai siinä annetuista tiedoista johtuen, mutta 3 kk kuluessa annetaan palaute ilmoittajalle, mikäli hän on jättänyt ilmoituskanavassa tunnistetietonsa.
Kaikki ilmoitukset tutkitaan luottamuksellisesti. Kaikilla ilmoituksia tai niiden sisältämiä seikkoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Tarvittaessa käsittelijät tekevät esityksen ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisestä toimivaltaiselle henkilölle, joka määräytyy asian luonteen ja laajuuden mukaan.
Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
Käsittelijät esittävät tarvittaessa tarkentavia kysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta. Kukaan tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan ilmoittajaa millään tavalla, ellei hän itse halua jättää yhteystietojaan ilmoituksen sisällössä.
Mikäli ilmoituksen tutkinnassa kävisi ilmi mahdollinen rikossyyte, ilmoittajalle ilmoitetaan, mikäli ilmoitus on tehty nimellä, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan viranomaisen suorittaman esitutkinnan ja oikeudenkäyntien yhteydessä.
Ilmoituskanavan väärinkäyttö siinä tarkoituksessa, että ilmoitetaan tahallisesti väärää tietoa, voi johtaa jatkotoimenpiteisiin – mikään vilpittömässä tarkoituksessa tehty ilmoitus ei, eikä tarvitse olla todistusaineistoa.
ILMOITUSTEN TILASTOINTI JA RAPORTOINTI
Pidempiaikaiseen arkistointiin ja tilastointiin jää ainoastaan tieto siitä, mitä aiheita koskevia ilmoituksia on tullut ja minkä verran. Ehdoton luottamuksellisuus huomioiden tämä tieto myös raportoidaan konsernin johtoryhmälle.
ILMOITUKSEN ARKISTOINTI JA TIETOJEN POISTAMINEN
Kaikki ilmoituksissa mahdollisesti jäljellä olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan; mahdollisesti ilmoittajan ilmoituksen sisältöön jättämät nimi- ja osoite tiedot poistetaan, samoin kuin kaikki muut tiedot, joiden avulla henkilö voisi olla tunnistettavissa joko suoraan tai muiden tietojen kautta välillisesti.
Anonymisoitu ilmoitus arkistoidaan yhden vuoden ajan. Tämän jälkeen tieto poistetaan.
Ilmoituskanavan näkyvyys ja löydettävyys
Ilmoituskanava on saatavilla konsernin julkisella verkkosivustolla sekä sisäisessä Intranetissä. Ilmoituskanavan yhteydessä on ohjeistus ilmoituksen tekemisestä ja käsittelemisestä. Samassa yhteydessä tarjotaan myös mahdollisuus muun asiakaspalautteen jättämiseen konsernin asiakaspalautelomakkeella.
Ilmoituskanavasta kerrotaan konsernin yhteisissä tiedotustilaisuuksissa ja viestintäkanavilla sekä kaikille vierailijoille, alihankkijoille ja uusille työntekijöille suunnatussa konserniperehdytyksessä. Kanavasta ja sen käytöstä keskustellaan esimerkiksi projektien aloituskokouksissa ja uusien alihankkijoiden aloittaessa yhteistyön. Esimiehille suunnataan opastusta ja tukea sekä erilaisten huoli-ilmoitusten suoraan vastaanottamiseen että ilmoituskanavan käytöstä kertomiseen tiimeissä ja yhteistyöpalavereissa.
Rekisteri- ja tietoturvaseloste
Lappeenrannan Energia Oy - Ilmoituskanava
Laatimispäivä: 1.4.2023
1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Energia Oy
Osoite
Käyntiosoite: Simolantie 18, 53600 Lappeenranta
Postiosoite: PL 191, 53101 Lappeenranta
Puhelin: 020 177 6111
Sähköposti: hallinto [at] lreoy.fi (hallinto[at]lreoy[dot]fi)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietosuojavastaava
Petri Eskelinen, petri.eskelinen [at] lreoy.fi (petri[dot]eskelinen[at]lreoy[dot]fi)
3. Rekisterin nimi
Lappeenrannan Energia -konsernin väärinkäytöksiä koskevien ilmoitusten rekisteri (whistleblowing-kanava)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Kerättävien tietojen käsittely liittyy whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpitoon tai saatujen väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen anonyymisti ja niin, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Prosessi perustuu Euroopan unionin 23.10.2019 hyväksyttyyn direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937).
Direktiivi velvoittaa yritykset tarjoamaan esimerkiksi työntekijöilleen luotettavan ilmoituskanavan, joka mahdollistaa ilmoitukset väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta direktiivin asettamat velvoitteet voidaan täyttää.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen käsittelijät
Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
• ilmoitusten käsittelijöiden etunimet, sukunimet, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus
• ilmoitusten jättäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla.
• ilmoitus voi sisältää kolmatta henkilöä koskevia henkilötietoja.
Palvelun henkilötietojen käsittelevät rekisterinpitäjän, Lappeenrannan Energian nimeämät ilmoitusten käsittelijät. Palveluntarjoaja toimii tietosuojalain mukaisena käsittelijänä, mutta hänellä ei ole pääsyä henkilötietoihin, koska tiedot on tallennettu järjestelmään salattuna.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään ilmoituksen tekijältä sekä rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöiltä.
Lisäksi henkilötietoja saattaa kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa ilmoitusta käsiteltäessä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei käsitellä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet sekä tietojen säilytysajat ja perustelut tietojen säilytykselle
Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin. Ilmoitukset tallennetaan järjestelmään vahvasti salattuna. Ilmoituskanavajärjestelmän tietoturvaa on testattu/auditoitu kolmannen osapuolen toimesta.
Tietoja säilytetään ilmoituskanavapalvelussa käsittelyn ajan. Tiedot arkistoidaan käsittelyn jälkeen anonymisoituna korkeintaan yhden vuoden ajan.
10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on mahdollisuus saada pääsy omiin tietoihinsa paitsi, milloin pääsyn rajoittaminen perustuu tarpeeseen suojella rekisterinpitäjän tai kolmannen henkilön välttämättömiä oikeuksia. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos pääsy tietoihin johtaa siihen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyys olisi vaarassa paljastua.
11. Tietojen oikaisu ja poistaminen
Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus vaatia omien tietojensa poistamista palvelusta. Myös tätä rekisteröidylle kuuluvaa oikeutta on mahdollista rajoittaa, jos rajoittamisen tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, erityisesti velvoite tarjota luotettava ja puolueeton ilmoituskanava.
12. Ilmoitusvelvoite henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos loukkauksesta on todennäköisiä haittavaikutuksia rekisteröidylle, on rekisterinpitäjän ilmoitettava tapahtuneesta myös rekisteröidylle.